Instituído através doDecreto nº 8.373 de 11/12/2014 e criado a partir de investimento público da ordem de R$100 milhões (cem milhões de reais), o sistema do eSocial é um instrumento digital de unificação, padronização, transmissão, validação, armazenamento e distribuição de informações, ao Governo Federal, referentes à escrituração de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas decorrentes das relações de trabalho (em seu sentido amplo, não abrangendo, portanto, somente as relações de emprego).

A partir das informações e dados transmitidos pelo eSocial, a inteligência do sistema informatizado, integrado a outros sistemas governamentais, será capaz de agregar valor e relacionar informações, possibilitando a constatação de eventuais irregularidades fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

A prestação de informações, através do eSocial, irá substituir a obrigação de entrega das mesmas informações por outros formulários e declarações, que, até então, deveriam ser entregues de forma separada aos respectivos órgãos competentes. Esta unificação, aliada à tecnologia de inteligência e integração do sistema, segundo expectativa do Governo Federal, tendem a reduzir os índices de sonegação.

Está obrigado, a enviar informações pelo eSocial, todo aquele que contratar prestador de serviço, pessoa física ou jurídica, e que possua alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária (ainda que assessória), em função dessa relação jurídica, por força da legislação pertinente.

Verifica-se, assim, que a obrigatoriedade do eSocial é abrangente, não restrita aos empregadores (nos termos definidos pelo art. 2º da CLT), mas a toda prestação de serviços que enseje obrigações trabalhistas, previdenciárias e/ou tributárias. O Governo Federal orienta que, até mesmo empresas que não possuam empregados, quando não houver informações a serem enviadas para os eventos definidos no cronograma do eSocial, devam prestar informação, pelo sistema, como “sem movimento”.

Dessa forma, é preciso ficar atento, tanto ao cronograma do eSocial, quanto aos eventos solicitados para cada fase de implementação, a fim de verificar se existem informações a serem enviadas, ainda que de forma negativa.

O Decreto nº 8.373/14, que instituiu o eSocial, não prevê multa ou penalidade pela mera não utilização do sistema. De outro lado, como não haverá outra forma de se comprovar o cumprimento das obrigações já exigíveis, as penalidades pela não utilização do eSocial, tendem a ser as mesmas já aplicáveis pelo descumprimento da obrigação de prestar informações ou pela prestação de informações incorretas (ex.: multa pela ausência de registro dos respectivos empregados em livro ou sistema eletrônico, prevista no art. 47 da CLT, no valor de R$3.000,00 por empregado não registrado). 

Dentre outros dados, os sistemas de informação do Governo Federal, que serão substituídos e deverão ser prestados, de forma unificada, através eSocial, são:

• GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
• LRE –  Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD –  Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social 

A implementação do eSocial foi iniciada em 08/01/2018, com previsão de término em julho de 2019, e será feita de forma progressiva, em 4 (quatro) fases, abrangendo 3 (três) grupos.

Os manuais e layouts do eSocial, disponibilizados pelo Governo Federal, estabelecem detalhes sobre a utilização do sistema e informações a serem enviadas, podendo ser acessados através do seguinte link: http://portal.esocial.gov.br/manuais.