No último dia 4 de janeiro, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) divulgou o Ofício Circular n.º 01/2016, que determina a adoção de novo procedimento para o envio de documentos à Superintendência de Registro de Valores Mobiliários (SRE). As novas regras passaram a ser aplicadas no próprio dia 4 de janeiro, inclusive em caso de envio de documentos em processos que já estavam em curso perante a autarquia.
De acordo com o novo procedimento, todos os documentos encaminhados à SRE como anexos a petições ou a outras manifestações devem ser apresentados exclusivamente em mídia eletrônica não regravável (CD ou DVD). As manifestações propriamente ditas e eventuais documentos originais solicitados pela CVM, no entanto, ainda precisam ser protocolados em via física, além de serem apresentados em mídia eletrônica.
Todos os anexos devem ser salvos em formato PDF não editável na mídia eletrônica e numerados sequencialmente. Essa numeração deve ser refletida nos nomes dos arquivos eletrônicos, necessariamente compostos pelos números e títulos dos documentos. Caso se trate de documentos produzidos pela própria parte, os arquivos em PDF também devem ser pesquisáveis.
O novo procedimento não se aplica a documentos encaminhados à SRE com pedido de confidencialidade, nem a informações que devam ser enviadas por meio do “Sistema de Envio de Informações de Ofertas com Esforços Restritos e Dispensas do Art. 5º da ICVM 400”, constante do website da CVM.
O envio eletrônico de documentos é uma das etapas de substituição dos processos físicos por processos eletrônicos e da adaptação do procedimento administrativo na CVM ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI). O SEI é uma plataforma de gerenciamento eletrônico de processos e documentos digitais originalmente desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região e já adotada por outras autarquias, como o CADE, a ANATEL e a SUSEP.
A modernização do procedimento vai ao encontro do objetivo estratégico nº 7 definido no Planejamento Estratégico da CVM (“adotar técnicas de gerenciamento e otimização de processos, que devem ser constantemente mapeados, padronizados e preponderantemente eletrônicos”) e promove maior agilidade, simplificação e segurança nos processos em curso perante a autarquia.
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